Las comunicaciones oficiales surgen de la producciòn laboral, empresarial y operativa y la correspondencia hace referencia a los documentos personales que se hacen llegar a la entidad, por tal razòn se considera un abuso que una persona particular se adueñe de la entidad pùblica para su beneficio.

Por lo anterior, todas las entidades deberàn llevar los registros de todos los documentos recibidos y enviados, con anotaciòn de fecha y hora de recibo o envìo y nùmero de respuesta.